Énoncé des principales modalités de fonctionnement

(Approuvé par le Conseil de surveillance de la normalisation en audit et certification le 29 mars 2022)

Introduction

1. Le présent énoncé des principales modalités de fonctionnement a été élaboré et adopté par le Conseil de surveillance de la normalisation en audit et certification (CSNAC) conformément à son mandat. Le CSNAC applique les modalités de fonctionnement énoncées ci-après dans l’exercice de ses responsabilités. Dans des circonstances exceptionnelles, une dérogation à ces modalités est permise, pourvu que les membres du CSNAC aient convenu de sa nécessité et que la raison soit documentée.

Réunions

2. Le CSNAC se réunit aussi souvent que nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités, normalement au moins trois fois par année.
3. Le CSNAC et ses comités peuvent tenir leurs réunions en personne, par téléphone, par vidéoconférence ou par d’autres moyens.
4. La majorité des membres constitue le quorum pour les réunions du CSNAC. La majorité des membres d’un comité du CSNAC constitue le quorum pour les réunions du comité.
5. Les réunions du CSNAC sont ouvertes au public, à l’exception des discussions à huis clos portant sur les ressources humaines et autres questions confidentielles. Les réunions des comités du CSNAC ne sont pas ouvertes au public.

Vote

6. Chaque membre du CSNAC, y compris la présidence, dispose d’une voix. La présidence dispose d’une voix supplémentaire en cas d’égalité des voix. Dans le cas des membres nommés en vertu du paragraphe 17 du mandat du CSNAC, le membre peut renoncer à son droit de vote, de son propre chef ou au gré de l’organisation chargée de sa nomination.
7. Toutes les décisions du CSNAC sont approuvées à la majorité simple des membres du CSNAC. Toutes les décisions d’un comité du CSNAC sont approuvées à la majorité simple des membres du comité.
8. Tous les votes tenus lors des réunions du CSNAC et de ses comités sont consignés dans les procès-verbaux. Les procès-verbaux servent à attester les décisions du CSNAC et de ses comités.

Nomination des membres du CSNAC, du CNAC et du Comité permanent sur l’indépendance

9. Les membres du CSNAC, du Conseil des normes d’audit et de certification (CNAC) et du Comité permanent sur l’indépendance (CPI) sont choisis de manière que chacun de ces organismes dispose de la combinaison appropriée de compétences et d’expériences pour atteindre ses objectifs. Le CSNAC nomme ses propres membres ainsi que ceux du CNAC et, conjointement avec le Comité sur la confiance du public (CCP), la présidence et les membres du public du CPI. Le CSNAC continue de favoriser la diversité et l’inclusion et vise à maintenir un équilibre raisonnable dans la composition de chacun des organismes, sur les plans de la représentation des régions géographiques et de l’expérience professionnelle en audit et dans d’autres professions qui s’intéressent aux questions d’information financière.
10. Pour déterminer si un membre est ou non un professionnel en exercice, on se fondera sur les faits et circonstances qui prévalent au début du premier mandat du membre. Le Comité des candidatures et de la gouvernance (CCG) évaluera sans tarder tout changement qui survient dans ces faits et circonstances, puis déterminera si le statut de professionnel en exercice ou non du membre demeure valide ou doit être changé. Une autodéclaration du membre permettra d’établir son statut. De plus, le CCG examinera l’incidence du changement sur la composition actuelle et future du CSNAC et portera ses conclusions à l’attention du CSNAC, s’il y a lieu et au moment opportun.
11. Dans la mesure du possible, il convient d’échelonner les dates d’expiration des mandats des membres du CSNAC, du CNAC et du CPI pour favoriser un renouvellement ordonné des membres.
12. Chacun des membres du CSNAC, à l’exception de ceux nommés en vertu du paragraphe 17 de son mandat, et chacun des membres du CNAC sont nommés pour un mandat de trois ans ou autre, selon la décision du CSNAC. Les membres du CPI sont quant à eux nommés pour un mandat de trois ans ou autre, selon la décision conjointe du CSNAC et du CCP. Les membres sont habituellement admissibles à une reconduction de mandat. Les membres siègent normalement pour deux mandats, mais le CSNAC, et le CCP en ce qui concerne le CPI, peuvent en approuver le renouvellement au-delà de cette limite.
13. La durée du mandat à la présidence du CNAC, qui est normalement de trois à cinq ans, est déterminée conjointement par la présidence du CNAC et le CSNAC. La durée du mandat à la présidence du CPI est déterminée conjointement par la présidence du CPI, le CCP et le CSNAC. Le mandat à la présidence est admissible à une reconduction.
14. Le CCG du CSNAC est responsable d’identifier des candidats aptes à siéger au CSNAC et au CNAC et de faire des recommandations au CSNAC concernant les nominations et les reconductions de mandat. Le CCG et le CCP sont conjointement responsables d’identifier des candidats aptes à présider le CPI ou à y siéger en tant que membres du public et de faire des recommandations au CSNAC concernant les nominations et les reconductions de mandat.
15. La présidence du CSNAC est nommée par les membres du CSNAC sur recommandation du CCG. Avant de faire sa recommandation, le CCG consulte les membres du CSNAC de façon confidentielle. La présidence du CSNAC désignera soit la présidence du CCG, soit la présidence du Comité d’évaluation de la performance (CEP) pour présider les réunions du CSNAC en son absence.
16. La présidence du CNAC, en consultation avec la vice-présidence, Normes d’information financière et de certification et la direction, Normes d’audit et de certification, communique au CCG ses recommandations sur les personnes susceptibles de devenir membres du CNAC. La présidence du CPI, en consultation avec la vice-présidence, Affaires réglementaires, de CPA Canada et la direction, Affaires réglementaires et normes d’indépendance, communique au CCG ses recommandations sur les personnes susceptibles de devenir membres du CPI. Après réception des recommandations, le CCG fait ses recommandations au CSNAC concernant les nominations au CNAC et au CPI.
17. Le CCG fait un suivi constant de la présence des membres du CSNAC aux réunions. Si un membre, au cours d’une période de douze mois, n’assiste pas au nombre minimal de réunions requis, le CCG, en consultation avec la présidence du CSNAC, examinera s’il existe des circonstances atténuantes qui justifieraient de lever l’obligation de retrait du membre. Le CCG fera connaître promptement sa conclusion au CSNAC.

Comités du CSNAC

18. Le CSNAC a le pouvoir de mettre sur pied des comités constitués à même ses membres quand il l’estime approprié pour mener ses activités. Les comités n’ont pas le pouvoir de prendre des décisions au nom du CSNAC, mais peuvent lui présenter leurs constatations et lui faire des recommandations. Le CSNAC approuve les mandats de tous les comités constitués à même ses membres.
19. Les membres de chaque comité du CSNAC sont nommés par la présidence du CSNAC, en consultation avec la présidence du comité. La présidence du CSNAC nomme également la présidence de chacun des comités. Dans le cas du CCG et du CEP, les nominations sont faites en consultation avec la présidence sortante.

Responsabilités de surveillance

20. Lorsqu’il évalue la performance annuelle du CNAC, le CSNAC détermine si, de son point de vue, le CNAC a respecté la procédure officielle appropriée et pris dûment en compte l’intérêt du public dans l’élaboration de son plan annuel et de son plan stratégique. Cette évaluation est assurée directement par le CSNAC et par l’intermédiaire des travaux du CEP.
21. L’évaluation directe par le CSNAC se fonde sur le rapports trimestriels produits par le CNAC et des échanges avec la présidence et les permanents principaux du CNAC. En outre, des membres du CSNAC assistent à chacune des réunions du CNAC pour observer la qualité de sa procédure officielle, notamment la prise en compte de l’intérêt public, et en rendre compte au CSNAC.
22. Par l’intermédiaire du CEP, le CSNAC évalue la performance du CNAC par rapport à son plan annuel et à son plan stratégique. Les constatations et les recommandations du CEP sont soumises au CSNAC, qui détermine si la performance du CNAC pendant l’exercice et l’élaboration de ses plans annuel et stratégique respectent la procédure officielle appropriée.
23. Le CSNAC doit s’acquitter de certaines responsabilités de surveillance à l’égard du CPI, dont l'examen de ses rapports trimestriels et la tenue d’échanges avec sa présidence et ses permanents principaux. De plus, un membre désigné du CSNAC assiste aux réunions du CPI pour observer la qualité de sa procédure officielle, notamment la prise en compte de l’intérêt public, et en rendre compte au CSNAC.

Communications

24. Le CSNAC tient les parties prenantes et le grand public informés de ses activités. Il publie le calendrier de ses réunions et les résumés de ses décisions, à l’exception de ceux qui concernent les réunions tenues à huis clos. Le CSNAC produit également un rapport annuel sur ses activités. Le site Web du CSNAC constitue son principal moyen de diffusion de l’information et des documents.

Fonctionnement

25. L’exercice du CSNAC se termine le 31 mars de chaque année.
26. La langue de travail du CSNAC est l’anglais, mais les communications écrites avec les parties prenantes sont disponibles en anglais et en français.

Confidentialité

27. Les membres du CSNAC sont tenus d’appliquer une politique de confidentialité concernant la documentation et l’information afférentes aux réunions, sous réserve de la décision du CSNAC de rendre public un document ou une information donné.

Relations avec d’autres organisations

28. Le CSNAC établit des relations avec le Conseil de surveillance de la normalisation comptable, le Conseil canadien sur la reddition de comptes, le Bureau du surintendant des institutions financières, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières, le Conseil de supervision de l’intérêt public, le Groupe de surveillance et d’autres organismes qui ont une responsabilité de surveillance à l’égard d’éléments du régime d’information financière. Ces relations visent entre autres :
    • à discuter de questions et de problèmes d’intérêt commun ainsi que des plans d’activités;
    • à faire la promotion du fonctionnement approprié des processus de liaison et de communication entre les instances opérationnelles (le CNAC, le Conseil des normes comptables, le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public, le CPI, les organismes responsables de l’inspection professionnelle et de l’application du processus disciplinaire, le Conseil des normes internationales d'audit et d'assurance).
29. Les relations avec d’autres organisations sont normalement établies à la suite de discussions entre la présidence et la vice-présidence du CSNAC et leurs homologues des autres organisations. Ces discussions ont lieu au moins une fois l’an, si possible.
30. Le CSNAC examine chaque année un projet de budget pour ses dépenses et les activités de normalisation, et examine les résultats réels et les écarts.

Autoévaluation

31. Le CSNAC applique une politique d’autoévaluation annuelle en vue d’identifier les éléments à améliorer concernant ses pratiques et politiques de fonctionnement, notamment sa reddition de comptes au public.

Code de conduite

32. Tous les membres du CSNAC respectent un code de conduite dont ils signent un exemplaire chaque année.