Mission
Le Comité de la gouvernance (le « Comité ») a pour mission d’élaborer et de superviser un cadre de gouvernance opérant afin de renforcer l’efficacité du Conseil de surveillance des normes d’information et de certification (le « CSNIC ») ainsi que de chacun des comités et des membres de ce dernier, conformément au mandat du CSNIC et dans l’intérêt public.
Responsabilités
Les responsabilités du Comité de la gouvernance sont les suivantes :
- Passer en revue les divers éléments du cadre de gouvernance du CSNIC selon les besoins, notamment le mandat du CSNIC et ceux de ses comités ainsi que la procédure officielle et le mandat de chacun des conseils de normalisation, et porter à l’attention du CSNIC toute préoccupation à l’égard de la gouvernance ainsi que des recommandations concernant les pratiques exemplaires ou des modifications à apporter.
- Avec le soutien de la permanence, élaborer et revoir périodiquement les politiques du CSNIC, recommander des améliorations à apporter aux processus et en superviser la mise en œuvre en portant une attention particulière à la gouvernance.
- À la demande de la présidence du CSNIC et avec le soutien de la permanence, fournir l’orientation nécessaire aux nouveaux membres du CSNIC.
- Contribuer au processus annuel d’examen et d’évaluation du CSNIC, de sa présidence et de ses comités, dont les résultats seront présentés au CSNIC.
- Passer en revue toute préoccupation ou plainte à l’égard d’un membre du CSNIC et recommander un plan d’action à la présidence du CSNIC.
- Revoir le présent mandat tous les trois ans ou plus fréquemment si nécessaire.
- À la demande de la présidence du CSNIC, entreprendre toute autre initiative de gouvernance jugée nécessaire ou souhaitable pour améliorer les activités du CSNIC.
Reddition de comptes et position hiérarchique
Le Comité de la gouvernance est un comité permanent du CSNIC. Il rend compte au CSNIC, en faisant rapport sur ses activités et en formulant des recommandations au besoin. Il lui fournit les informations et les documents nécessaires pour lui permettre de prendre des décisions de gouvernance éclairées. Ses réunions se tiennent à huis clos.
Composition
Les membres du Comité de la gouvernance sont nommés par le CSNIC. La présidence du Comité est sélectionnée parmi les membres du Comité.
Le Comité se compose d’au moins cinq membres qui font aussi partie du CSNIC.
Il demeure dûment constitué malgré tout siège vacant, pourvu que les membres restants soient en nombre suffisant pour atteindre le quorum.
La présidence et la vice-présidence du CSNIC ont le droit, mais non l’obligation, d’assister à toutes les réunions du Comité et de recevoir toute la documentation y afférente.
La vice-présidence principale, Normalisation a le droit d’assister aux réunions, d’y participer et de recevoir la documentation. D’autres parties peuvent y assister à l’invitation de la présidence du Comité.
Durée de mandat
Les membres du Comité de la gouvernance sont habituellement nommés pour un mandat de trois ans ou jusqu’à la fin de leur mandat actuel au CSNIC, si celle-ci survient avant. Ils peuvent exercer deux mandats consécutifs.
Les mandats peuvent être échelonnés de sorte que le Comité ait toujours assez de membres pour atteindre le quorum.
Quorum
Constitue le quorum pour les réunions du Comité de la gouvernance le nombre le plus élevé entre a) plus de trois membres du Comité et b) 50 % plus un des membres du Comité.
Vote
Chaque membre du Comité de la gouvernance a un droit de vote. Toutes les décisions du Comité sont approuvées à la majorité simple des membres du Comité.
La présidence et la vice-présidence du CSNIC n’ont pas de droit de vote.
La présidence du Comité dispose d’une voix supplémentaire en cas d’égalité des voix. Tous les votes tenus lors des réunions du Comité sont consignés dans les procès-verbaux.
Soutien administratif
Le Comité de la gouvernance bénéficie du soutien administratif du secrétariat du CSNIC.
Fréquence des réunions
Le Comité de la gouvernance se réunit aussi souvent que nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités, normalement trois fois par année.
Il tient ses réunions en personne, par téléphone, par vidéoconférence ou en utilisant d’autres moyens semblables.
Confidentialité
La documentation remise aux membres du Comité de la gouvernance est confidentielle. Il s’agit notamment des ordres du jour et de la documentation afférente aux réunions.