Énoncé des modalités de fonctionnement

(Révisé et approuvé par le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public le 7 décembre 2023)

Introduction

1. L’énoncé des modalités de fonctionnement décrit les procédures suivies par le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP) dans l’exercice des responsabilités définies dans son mandat, sous réserve des commentaires que pourrait formuler le Conseil de surveillance. Le CCSP a élaboré et adopté ces procédures conformément à son mandat. Vous trouverez un glossaire de termes clés à l’annexe A de la procédure officielle.

Plans stratégiques et plans d’activités

2. Le CCSP élabore des plans stratégiques à long terme et les applique afin d’atteindre les objectifs et de s’acquitter des responsabilités définis dans son mandat. Ces plans sont élaborés selon la procédure officielle et en consultation avec les parties intéressées et concernées ainsi qu’avec le Conseil de surveillance. Ils doivent répondre aux différents besoins des diverses catégories d’entités publiantes pour lesquelles le CCSP établit des normes et d’autres indications en matière d’information financière.
3. Les plans stratégiques du CCSP servent d’assise aux plans d’activités annuels qui doivent être soumis au Conseil de surveillance ainsi qu’aux rapports annuels de performance sur lesquels le Conseil de surveillance fonde son appréciation de la performance du CCSP. Les plans d’activités annuels précisent la façon dont la stratégie du CCSP pour chaque catégorie d’entités publiantes sera mise en œuvre pour l’exercice en question. Les plans du CCSP contiennent une base permettant de déterminer si les activités du CCSP ont mené aux résultats souhaités.
4. Le CCSP fait rapport annuellement au Conseil de surveillance sur sa performance quant à la réalisation de sa mission, à l’atteinte de ses objectifs, ainsi qu’à la mise en œuvre de ses plans stratégiques et de ses plans d’activités annuels.
5. Le CCSP suit un processus continu de gestion des risques dans l’élaboration et la mise en œuvre des plans stratégiques et des plans d’activités annuels.

Réunions

6. Le CCSP se réunit normalement au moins quatre fois par année et il tient des réunions supplémentaires au besoin pour atteindre ses objectifs.
7. Le CCSP peut tenir ses réunions en personne, en ligne ou selon une formule hybride. Des mesures peuvent être prises pour une participation en ligne au besoin.
8. Le quorum des réunions du CCSP correspond aux deux tiers de tous ses membres.
9. Le CCSP tient normalement ses réunions à huis clos, mais peut, à sa discrétion, inviter des non-membres à y assister et à participer aux discussions, ou encore rendre ses discussions publiques.

Vote

10. Chaque membre du CCSP dispose d’une voix, sauf le président, qui dispose d’une voix supplémentaire en cas d’égalité.
11. Les membres du CCSP siègent à titre personnel. Par conséquent, ils ne sont pas autorisés à se faire remplacer. Les membres du CCSP votent selon leurs propres convictions, leur expérience et leur jugement, en se fondant sur l’information dont ils disposent et les discussions auxquelles ils ont pris part, et non selon les points de vue du cabinet, de l’organisation ou des intéressés auxquels ils sont associés.
12. Les votes individuels sont tenus confidentiels.
13. Les décisions suivantes requièrent le vote favorable des deux tiers de tous les membres du CCSP :
    1. approbation d’une proposition de projet ou de l’abandon d’un projet;
    2. approbation de la publication d’un document de consultation, d’un document de suivi après mise en œuvre ou de tout autre document similaire lié à la procédure officielle;
    3. renonciation à publier un exposé-sondage sur un projet de norme, dans des circonstances inhabituelles, pour une ou plusieurs raisons expresses;
    4. renonciation à publier un deuxième exposé-sondage sur un projet de norme ayant subi des changements significatifs par suite des commentaires suscités par l’exposé-sondage, pour une ou plusieurs raisons expresses;
    5. publication d’un exposé-sondage ou approbation d’une norme, y compris la révision d’une norme existante et la modification corrélative d’une autre norme;
    6. publication d’un document « Base des conclusions ».
14. Toutes les autres décisions, notamment les suivantes, sont approuvées à la majorité simple des membres du CCSP :
    1. adoption d’une position sur une question en particulier soulevée dans un document de consultation, un exposé-sondage ou une norme;
    2. détermination du fait qu’un projet de norme a subi ou non des changements significatifs par suite des commentaires suscités par un exposé-sondage.
15. Le vote peut être fait à main levée ou par écrit. Toutes les décisions concernant la publication, la modification ou le retrait d’une norme sont confirmées par vote écrit. Les membres doivent alors remplir un bulletin de vote confirmant s’ils sont en faveur ou non d’une décision, ou s’ils préfèrent s’abstenir. Dans ces circonstances, les bulletins servent à attester les décisions.
16. Tous les votes tenus lors des réunions du CCSP sont consignés dans les procès-verbaux. Les procès-verbaux servent à attester les décisions du CCSP.
17. Les membres qui sont présents lors des discussions sur une question, mais qui sont absents lors de la tenue d’un vote en réunion peuvent voter ultérieurement par courriel. Ensemble, la feuille de présence confirmant que le membre a participé à la réunion pendant laquelle la question a été débattue et un courriel subséquent indiquant son vote servent à attester ledit vote ultérieur.
18. Si les membres sont appelés à voter en dehors d’une réunion, des votes écrits peuvent être tenus par courriel.

Procédure officielle

19. Le CCSP adopte et applique sa procédure officielle de normalisation, qui énonce l’ensemble des procédures rigoureuses qu’il suit pour élaborer et adopter des normes et d’autres indications en matière d’information financière. Cette procédure officielle, qui est mise à la disposition du public, est révisée au minimum tous les trois ans. Dans le cadre de l’élaboration des normes et des autres indications en matière d’information financière, le CCSP mène des recherches, des discussions et des consultations publiques afin de préserver l’objectivité du processus de normalisation et la qualité des normes et des autres indications produites.
20. Le CCSP a pour politique de tenir un dossier public réunissant les documents clés relatifs aux projets de normes et d’énoncés de pratiques recommandées terminés.

Comités du CCSP

21. Le CCSP peut mettre sur pied d’autres groupes (comités, groupes de travail, groupes consultatifs, etc.), y compris des comités constitués à même ses membres, qui l’aident à s’acquitter de son travail. Comme il ne peut, aux termes de son mandat, déléguer son pouvoir décisionnel à d’autres groupes, il met sur pied de tels groupes uniquement pour obtenir des avis.
22. Le CCSP établit les mandats de tous les groupes qui lui sont affiliés. Ces mandats définissent notamment :
    1. la raison d’être, les objectifs et les responsabilités du groupe;
    2. la taille et la composition du groupe, y compris la combinaison désirée quant à la diversité des horizons des membres, et la durée des mandats.
23. Le CCSP approuve la nomination du président de tous les groupes qu’il met sur pied.
24. La nomination des membres de tous les groupes affiliés au CCSP est approuvée par le président du CCSP et le directeur, Comptabilité du secteur public, en consultation avec le président du groupe.

Soutien des permanents

25. Le CCSP de même que tous ses comités et groupes affiliés peuvent compter sur le soutien du directeur, Comptabilité du secteur public, et d’autres permanents, selon les besoins.

Financement

26. CPA Canada procure le financement, le personnel et les autres ressources nécessaires au maintien d’un processus de normalisation indépendant.

Communications

27. Le CCSP tient le grand public et d’autres parties intéressées et concernées informés de ses activités.
28. Pour honorer son engagement à l’égard du respect et de l’inclusion des peuples autochtones de même que de leur participation à l’établissement des Normes comptables pour le secteur public, le CCSP élaborera des processus de consultation qui : a) sont adaptés à leurs besoins particuliers; b) cadrent avec leurs objectifs d’autodétermination; c) font l’objet d’un consentement libre, préalable et éclairé. Les communications feront partie de ces processus. Il s’agira d’une approche évolutive et itérative, et le CCSP procédera à des mises à jour et à des modifications au besoin, en consultation avec les peuples autochtones.
29. Le CCSP publie le calendrier de ses réunions, des résumés de ses décisions et d’autres informations sur les projets ainsi que ses plans stratégiques, plans d’activités annuels et rapports annuels de performance. Le site Web du CCSP constitue son principal moyen de diffusion de l’information et des documents.
30. Le CCSP élabore et met en œuvre un plan de communication pour ses projets dans lequel il indique les buts et objectifs à atteindre, les défis à relever et les occasions à saisir, les publics cibles, les modes de communication disponibles et les mesures pouvant être mises en place pour améliorer les communications avec les principales parties intéressées et concernées.

Bilinguisme

31. La langue de travail du CCSP est l’anglais, mais les textes sont publiés en anglais et en français. Le CCSP accepte et prend en considération des lettres de commentaires sur les propositions qu’il publie dans l’une ou l’autre des deux langues. Dans la mesure du possible, le CCSP tient divers événements tels des tables rondes et des webinaires dans les deux langues pour solliciter les commentaires des parties intéressées et concernées.
32. Les versions anglaise et française des normes et des autres indications en matière d’information financière ainsi que des exposés-sondages sont publiées simultanément.
33. Le CCSP s’est doté d’une politique concernant la traduction des textes publiés qui lui permet d’assurer l’accessibilité du contenu dans les deux langues officielles du Canada (c.-à-d. l’anglais et le français).

Fonctionnement

34. Le CCSP contribue de différentes façons à l’élaboration de normes et d’autres indications en matière d’information financière de grande qualité reconnues à l’échelle internationale. Il assume notamment les fonctions suivantes :
    1. il répond à certains appels à commentaires de l’International Public Sector Accounting Standards Board (IPSASB) sur des documents de travail et des exposés-sondages;
    2. il aide les parties intéressées et concernées du Canada à communiquer avec l’IPSASB;
    3. il commandite des tables rondes et colloques de l’IPSASB et y participe;
    4. il communique aux parties intéressées et concernées du Canada de l’information sur les activités de l’IPSASB;
    5. il propose des Canadiens qualifiés comme candidats à des postes au sein de l’IPSASB ou des groupes qui lui sont liés;
    6. il offre le soutien de permanents aux projets entrepris par l’IPSASB et à tout membre canadien de l’IPSASB.
35. Le CCSP s’appuie sur ses relations de travail avec les normalisateurs d’autres pays de manière à prendre en compte les meilleures pratiques à l’échelle mondiale pour élaborer des normes et d’autres indications en matière d’information financière.
36. L’exercice du CCSP se termine le 31 mars de chaque année.

Confidentialité

37. Le CCSP a pour politique de maintenir la confidentialité de la documentation et de l’information afférentes aux réunions, sous réserve de sa décision de rendre public un document ou une information donné. Cette politique n’interdit pas aux membres et aux permanents du CCSP de consulter certaines parties intéressées et concernées au sujet de questions soulevées dans la documentation afférente aux réunions. À cet égard, ils peuvent fournir une copie des documents pertinents du CCSP aux parties intéressées, à condition que ces documents demeurent assujettis à l’obligation de confidentialité et aux autres modalités de la procédure établie du CCSP et qu’il soit précisé que ces documents n’ont pas nécessairement été approuvés par le CCSP.

Liens avec d’autres normalisateurs

38. Le CCSP maintient des liens avec d’autres normalisateurs comptables pour mener à bien ses objectifs, en accordant une attention particulière à sa relation avec le Conseil des normes comptables et l’IPSASB.
39. Des représentants du CCSP participent aux réunions et aux activités du Public Sector Standards Setters Forum.

Autoévaluation

40. Le CCSP a pour politique de procéder à une autoévaluation annuelle en vue d’identifier les éléments à améliorer concernant ses pratiques et politiques de fonctionnement et afin de rendre compte au Conseil de surveillance.